የዝግጅት አቀናባሪ ያስፈልግዎታል ወይስ በራስዎ ማዘጋጀት ይችላሉ?
ውሳኔው በውስብስብነትና ባለዎት ጊዜ ላይ ይመሠረታል፣ በእንግዶች ብዛት ብቻ አይደለም። በቤት ውስጥ አነስተኛ ስብሰባ ራስዎ ሊያዘጋጁ ይችላሉ፤ ብዙ ቦታዎች፣ ቋንቋዎችና አቅራቢዎች ግን የበለጠ ማስተባበር ይፈልጋሉ። ሁሉንም ብቻዎን በማድረግና ሙሉ የዝግጅት ዕቅድ በማስያዝ መካከል ከፊል ወይም በዝግጅቱ ቀን ድጋፍ የሚሰጡ ጠቃሚ አማራጮች አሉ።
በዚህ ጽሑፍ ውስጥ 4 ክፍሎች
ተጨባጭ ተግባራትን እና ያሉ ሰዓቶችን ይቁጠሩ
የቦታ ፍለጋ፣ ምግብ፣ ፕሮግራም፣ መሣሪያዎች፣ የእንግዳ ግንኙነት እና የዝግጅት ቀን ጥያቄዎችን ይዘርዝሩ። እያንዳንዱን ተግባር ሊያከናውን የሚችል ሰው ይሰይሙ እና መቼ እንደሚሆን ይግለጹ። ሁሉም ነገር አስቀድሞ ሥራ በበዛበት አንድ ሰው ላይ ከሆነ እቅዱ አልተጠናቀቀም። እንግዶች ከመድረሳቸው በፊት ዝግጅትን እና ከወጡ በኋላ ሥራን ያካትቱ።
በራስዎ ማዘጋጀት ሊተዳደር ለሚችል ቅርጽ ይስማማል
አንድ ቀላል የዝግጅት ቦታ፣ ጥቂት እንግዶችና የታወቀ ፕሮግራም ዝግጅቱን ሊያቀልሉ ይችላሉ። ገለልተኛ ባለሙያ እንደ ፎቶግራፍ፣ ምግብ ወይም ሙዚቃ ያለ የተወሰነ ሥራ ሊሠራ ይችላል። በካታሎግ ሲመርጡ አቅራቢዎችን እርስዎ ያነጻጽራሉ፣ በቀጥታም ከእነሱ ጋር ይስማማሉ፤ በቦታው ላይ ማስተባበር በራሱ አይካተትም።
አስተባባሪ የተዘጋጀ የሥራ ርክክብ ይፈልጋል
አቅራቢዎች ሲመረጡ፣ ዝግጅቶች ግልጽ ሲሆኑ እና የጋራ የጊዜ ሰሌዳውን ለማስረከብ ሲቻል የዝግጅት ቀን ድጋፍ ይስማማል። አስተባባሪው ዝግጅቱን መቼ እንደሚቀላቀል፣ የአድራሻ ዝርዝሩን እና የሚናውን ገደቦች ይስማሙ። በጥቂት ሰዓታት ያልተመዘገቡ ውሳኔዎችን እንዲመልስ ወይም የጎደሉ መሣሪያዎችን እንዲተካ አይጠብቁ።
ሰፊ የዕቅድ ድጋፍ የጋራ ሥርዓት ይገነባል
በውጪ አገር ዝግጅት፣ ውስብስብ የንግድ ዝግጅት ወይም በብዙ ቦታዎች የሚካሄድ ሠርግ ከተቀናጀ ዝግጅት ሊጠቀም ይችላል። ኤጀንሲ ከመምረጥዎ በፊት የሚካተተውን ሥራ፣ ውሳኔ አሰጣጥን እና ለውጦች እንዴት እንደሚስማሙ ይወያዩ። የደንበኛውንም የራሱን ተግባራት ይለዩ፤ አቀናባሪው በሂደቱ ሁሉ ለአስፈላጊ ጥያቄዎች ወቅታዊ መልሶችን አሁንም ይፈልጋል።
ከቀጣዩ እርምጃዎ በፊት
- ተግባራትን እና ያለውን ጊዜ ይዘርዝሩ።
- የአቅራቢዎችን ብዛት፣ ቦታዎችን እና ቋንቋዎችን ያረጋግጡ።
- ሙሉ፣ ከፊል ወይም የዝግጅት ቀን ድጋፍ ይምረጡ።
- የቡድኑን ስልጣን እና የሥራ ወሰን ይስማሙ።
- በዝግጅቱ ቀን አጠቃላይ ዕቅዱን የሚያስተባብረውን ሰው ይመድቡ።