በኤጀንሲ ማዘጋጀት
GILVEMን ያነጋግራሉ። የኤጀንሲው የአገልግሎት ወሰንና ግዴታዎች ከኤጀንሲው ጋር በተለየ ስምምነት ይወሰናሉ። በካታሎግ ራስዎ የመምረጥ ውሎች ኤጀንሲውን ከተቀበላቸው ግዴታዎች ነፃ አያደርጉም። ገለልተኛ አቅራቢዎች የእውነት መሠረት ሳይኖር እንደ GILVEM ሠራተኞች ወይም ተወካዮች አይቀርቡም።
ውይይቱን መጀመር
ሐሳብዎን መወያየት ቅርጹን፣ መዳረሻውን፣ እንግዶችን፣ ሥራዎችንና ግምታዊ በጀቱን ለመወሰን ይረዳል። ጥያቄ መሙላት ውል አይፈጥርም፣ ቀን አያስይዝም፣ ዋጋም አያረጋግጥም። ግዴታዎች ከመወሰዳቸው በፊት የGILVEM የሥራ ወሰን ይስማማል።
ማቅረቢያውና ስምምነቱ
የተናጠል ማቅረቢያና ስምምነት አዘጋጁንና ደንበኛውን፣ ቀኑንና ቦታውን፣ ፕሮግራሙን፣ ቡድኑን፣ የወጪ ግምቱን፣ ምንዛሬውን፣ የክፍያ አሠራሩን፣ የጊዜ ገደቦችንና ኃላፊዎችን ይገልጻሉ። ሙሉ የዝግጅት ዕቅድና የተመረጡ አገልግሎቶች የተለያዩ ግዴታዎች ሊኖሯቸው ይችላሉ። ለውጦች ይመዘገባሉ፣ በወገኖቹም ይስማማሉ።
ኤጀንሲውና ገለልተኛ አቅራቢዎች
GILVEM ዝግጅት ሲያዘጋጅ ኤጀንሲው በስምምነቱና በተፈጻሚው ሕግ መሠረት ለተቀበላቸው ግዴታዎች ተጠያቂ ነው። ደንበኛ የካታሎግ አቅራቢን ራሱ ከመረጠ የአገልግሎት ውሉ ከዚያ አቅራቢ ጋር ነው። ማስታወቂያ ብቻ ባለሙያን የGILVEM ሠራተኛ ወይም ተወካይ አያደርገውም።
በጀትና ተጨማሪ ወጪዎች
ግምታዊ ወጪዎች በቀን፣ በመዳረሻ፣ በመጠን፣ በአገልግሎት ወሰንና በአቅራቢ መገኘት ይመሠረታሉ። የተካተቱ አገልግሎቶችና እንደ ጉዞ፣ ማረፊያ፣ ሎጂስቲክስ፣ ኪራይና ተገቢ ክፍያዎች ያሉ ተጨማሪ ወጪዎች ከማረጋገጥ በፊት ይስማማሉ። የክፍያና የገንዘብ መመለሻ አሠራሮች በስምምነቱ ውስጥ መኖር አለባቸው፤ የታተመ መግለጫ የተስማሙበትን የወጪ ግምት አይተካም።
ቀን መቀየር፣ ስረዛና ለውጦች
በፕሮግራም ወይም በቀን ላይ የሚደረጉ ለውጦችና የስረዛ አሠራሮች በስምምነቱ፣ ሊሻሩ በማይችሉ የደንበኛ መብቶችና በእውነት በተወሰዱ ግዴታዎች ይመራሉ። ውሎቹ በሰነድ የተደገፉ ወጪዎችንና ተፈጻሚ ገደቦችን ማገናዘብ አለባቸው። እነዚህ ውሎች ሁሉም ክፍያዎች አይመለሱም የሚል አጠቃላይ ደንብ አያስቀምጡም።
ደህንነትና ልዩ መስፈርቶች
ወገኖቹ ስለ ቦታ ገደቦች፣ ተደራሽነት፣ የፕሮግራም መስፈርቶች፣ የዕድሜ ገደቦችና አስፈላጊ ፈቃዶች አስቀድመው ይወያያሉ። የውሃ ዝግጅቶች ስለ ሠራተኞች፣ መንገድ፣ አየር ሁኔታ፣ የወደብ ደንቦችና የተሳታፊ መስፈርቶች ስምምነትም ይፈልጋሉ። ስለ መገኘት ጥያቄ መርከብን ወይም የመነሳት ፈቃድን አያረጋግጥም።
የዝግጅት ይዘቶች
ፎቶግራፍ፣ የእንግዶች ምስሎች አጠቃቀም፣ የይዘት ርክክብና የማስተዋወቂያ ህትመት ለየብቻ ይወያያሉ። መገኘት ብቻ ያልተገደበ የማስታወቂያ ፈቃድ አይሰጥም። የቅጂ መብትና አስፈላጊ ፈቃዶች በተዛማጅ ስምምነቶችና እርምጃዎች መፈታት አለባቸው።
ጥያቄዎችና ኃላፊነት
ስለ ዝግጅት አሠራር ወይም ማቅረቢያዎች ያሉ ጉዳዮችን በቅሬታና ጥያቄ ክፍል ውስጥ ማዘጋጀት ይቻላል። ተጠያቂነት በወገኑ እውነተኛ ሚና፣ በስምምነቱና በተፈጻሚው ሕግ ይመሠረታል። እነዚህ ውሎች ሊሻር የማይችል ተጠያቂነትን አያስወግዱም፣ ሕጋዊ የደንበኛ መብቶችን አይነፍጉም፣ ክርክር ፈጽሞ አይነሳም ብለውም ቃል አይገቡም።
በዝግጅት ውስጥ መጓጓዣ
የምድር፣ የውሃና የአየር መጓጓዣ አሠራሮች በአቅራቢው፣ በመንገዱ፣ በተሳፋሪዎች፣ በመገኘት፣ በአየር ሁኔታና በአሠራር ውሎች ይመሠረታሉ። ስለ ሾፌር ወይም ሠራተኞች፣ ሻንጣ፣ የመጠበቂያ ጊዜና የወቅት ዋጋዎች ከትዕዛዝ በፊት ይወያያሉ። የጀልባ ውድድር ማዘጋጀትና መርከብ ማቅረብ የተለያዩ አገልግሎቶች ሊሆኑ ይችላሉ። የማሳያ ዋጋዎች የተረጋገጠ ዋጋ አይደሉም።