Donnez un objectif clair à votre événement d’équipe

Préparez un brief qui peut être validé

Désignez un responsable de projet et une personne habilitée à approuver le budget. Indiquez le nombre de participants, les services concernés, les langues, les dates et un budget indicatif. Donnez à chaque prestataire potentiel le même périmètre pour la consultation. Comparez les horaires de travail, les livrables et les exclusions plutôt que la présentation du devis.

• Distinguez les séances professionnelles obligatoires des activités facultatives.
• Fixez des échéances pour les décisions, répétitions et supports de présentation.

Adaptez le rythme aux participants

Une journée d’équipe n’implique pas forcément du sport de compétition. Discutez de l’accès, des repas, d’un espace calme et du droit de ne pas participer. Une conférence nécessite un son clair, des intervenants préparés et des changements de salle praticables. Une fête demande de la conversation, de la musique et un retour organisé. Traitez la diffusion en direct comme un chantier technique à part entière, pas comme un supplément acquis.

Répartissez les responsabilités et définissez les retours

Indiquez à l’agence le résultat et le périmètre d’organisation souhaités. Si vous sélectionnez des indépendants dans l’annuaire, convenez des conditions avec chacun et nommez un coordinateur général. Demandez ensuite des retours volontaires sur l’accès, le contenu ou l’organisation. C’est plus utile que de supposer qu’une soirée transformera les relations d’équipe.