Organisation par l’agence
Vous contactez GILVEM. Le périmètre des services et les obligations de l’agence sont définis dans un accord distinct conclu avec elle. Les conditions de sélection indépendante dans l’annuaire ne libèrent pas l’agence des obligations qu’elle accepte. Les prestataires indépendants ne sont pas présentés comme des salariés ou représentants de GILVEM sans fondement factuel.
Engager la conversation
Échanger sur votre idée permet de préciser le format, la destination, les invités, les tâches et un budget indicatif. Remplir une demande ne conclut pas de contrat, ne réserve pas de date et ne confirme pas de prix. Le périmètre de GILVEM est convenu avant la prise d’engagements.
La proposition et l’accord
Une proposition et un accord individuels précisent l’organisateur et le client, la date et le lieu, le programme, l’équipe, le devis, la devise, les modalités de paiement, les échéances et les personnes responsables. L’organisation complète d’un événement et des prestations ponctuelles peuvent comporter des engagements différents. Les modifications sont consignées et convenues entre les parties.
L’agence et les prestataires indépendants
Lorsque GILVEM organise un événement, l’agence répond des engagements qu’elle accepte au titre de l’accord et du droit applicable. Si un client choisit lui-même un prestataire dans l’annuaire, le contrat de prestation est conclu avec ce prestataire. Une simple fiche ne fait pas d’un professionnel un salarié ou un représentant de GILVEM.
Budget et frais supplémentaires
Les coûts indicatifs dépendent de la date, de la destination, de l’ampleur, du périmètre des services et de la disponibilité des prestataires. Les services inclus et les frais supplémentaires, notamment déplacements, hébergement, logistique, location et frais applicables, sont convenus avant confirmation. Les modalités de paiement et de remboursement relèvent de l’accord ; une description publiée ne remplace pas un devis convenu.
Report, annulation et modifications
Les modifications du programme ou de la date et les modalités d’annulation sont régies par l’accord, les droits impératifs du client et les engagements effectivement pris. Les conditions devraient tenir compte des frais justifiés et des restrictions applicables. Ces conditions ne prévoient pas de règle générale selon laquelle tous les paiements seraient non remboursables.
Sécurité et exigences particulières
Les parties discutent à l’avance des restrictions du lieu, de l’accessibilité, des exigences du programme, des limites d’âge et des autorisations nécessaires. Les événements nautiques nécessitent également un accord sur l’équipage, l’itinéraire, la météo, les règles portuaires et les conditions de participation. Une demande de disponibilité ne confirme ni un bateau ni l’autorisation de départ.
Documents relatifs à l’événement
La photographie, l’utilisation de l’image des invités, la remise des contenus et la publication promotionnelle sont discutées séparément. La seule présence à un événement ne donne pas une autorisation publicitaire illimitée. Les droits d’auteur et les autorisations nécessaires doivent être réglés dans les accords et actions concernés.
Demandes et responsabilité
Les préoccupations concernant l’organisation d’un événement ou des offres peuvent être préparées dans la rubrique des signalements et demandes. La responsabilité dépend du rôle réel de la partie, de l’accord et du droit applicable. Ces conditions n’excluent pas une responsabilité impérative, ne suppriment pas les droits légaux du client et ne promettent pas l’absence de litiges.
Transport dans le cadre d’un événement
Les modalités des transports terrestres, nautiques et aériens dépendent du prestataire, du trajet, des passagers, de la disponibilité, de la météo et des conditions d’exploitation. Le conducteur ou l’équipage, les bagages, les temps d’attente et les tarifs saisonniers sont discutés avant une commande. L’organisation d’une régate et la mise à disposition d’un bateau peuvent être des services distincts. Les tarifs de démonstration ne constituent pas un prix confirmé.