Anna tiimitapahtumallesi selkeä tarkoitus
Vuodenlopun juhla, tiimiretriitti ja kumppanitapaaminen palvelevat eri tarkoituksia. Päätä, mitä haluat mahdollistaa: uusia yhteyksiä, strategista keskustelua, tunnustusta vai rentoutumisaikaa. Valitse sitten muoto ja tarvitsetko toimiston kokonaisvaltaista tapahtumasuunnittelua vai yksittäisiä palveluntarjoajia.
Tässä artikkelissa 3 osaa
Luo lyhyt esitys, jonka ihmiset voivat hyväksyä
Nimeä projektivastaava ja budjetin hyväksyjä. Ilmoita osallistujamäärät, osastot, kielet, päivämäärät ja alustava budjetti. Anna kaikille mahdollisille palveluntarjoajille sama tehtävälaajuus hankintaa varten. Vertaa työtunteja, tuloksia ja rajauksia tarjouksen ulkoasun sijaan.
- Erota pakolliset liiketoimintaistunnot valinnaisista toiminnoista.
- Aseta päätösten, harjoitusten ja esitysmateriaalien määräajat.
Sovita vauhti ihmisiin
Tiimipäivän ei tarvitse tarkoittaa kilpaurheilua. Keskustele sisäänpääsystä, ruoasta, hiljaisemmasta tilasta ja mahdollisuuksista jättäytyä pois. Konferenssit tarvitsevat selkeää ääntä, puhujien valmistelua ja toimivia huonevaihtoja. Juhlat tarvitsevat keskustelua, musiikkia ja kotiinkuljetusta. Suhtaudu suoratoistoon omana teknisenä työnkulkunaan eikä oletettuna lisäpalveluna.
Jaa vastuut ja määritä palaute
Kerro toimistolle tarvitsemasi tulos ja suunnittelun laajuus. Jos valitset riippumattomia toimittajia hakemistosta, sovi ehdoista kunkin kanssa ja nimeä kokonaiskoordinaattori. Pyydä jälkeenpäin vapaaehtoista palautetta esimerkiksi pääsystä, sisällöstä ja järjestelyistä. Se on hyödyllisempää kuin olettaa yhden illan muuttavan tiimin suhteet.
Ennen seuraavaa askeltasi
- Tarkoitus ja vastuullinen projektin omistaja.
- Osallistujamäärät, kielet ja osallistumisen tarpeet.
- Budjetti, laajuus ja hyväksymisprosessi.
- Ohjelma, tekniset vaatimukset, ruokailu ja kuljetus.
- Arviointiperusteet ja palautekysymykset.