Tapahtuman järjestäminen tapahtumatoimiston kautta
Olet yhteydessä GILVEM-tapahtumatoimistoon. Toimiston palvelujen laajuus ja velvoitteet määritellään toimiston kanssa tehtävässä erillisessä sopimuksessa. Itsenäistä palveluntarjoajan valintaa koskevat katalogin ehdot eivät vapauta toimistoa sen hyväksymistä velvoitteista. Riippumattomia palveluntarjoajia ei esitetä GILVEM-tapahtumatoimiston työntekijöinä tai edustajina ilman tosiasiallista perustetta.
Keskustelun aloittaminen
Ideastasi keskusteleminen auttaa määrittelemään tapahtuman muodon, kohteen, vieraat, tehtävät ja alustavan budjetin. Yhteydenottolomakkeen täyttäminen ei muodosta sopimusta, varaa päivää eikä vahvista hintaa. GILVEMin tehtävien laajuudesta sovitaan ennen sitoumusten tekemistä.
Ehdotus ja sopimus
Yksilöllisessä tarjouksessa ja sopimuksessa määritellään järjestäjä ja tilaaja, päivämäärä ja paikka, ohjelma, tiimi, hinta-arvio, valuutta, maksujärjestelyt, määräajat ja vastuuhenkilöt. Kokonaisvaltainen tapahtumasuunnittelu ja valitut palvelut voivat sisältää erilaisia sitoumuksia, muutokset kirjataan ja sovitaan osapuolten kesken.
Tapahtumatoimisto ja riippumattomat palveluntarjoajat
Kun GILVEM järjestää tapahtuman, toimisto vastaa sopimuksen ja sovellettavan lain mukaisesti niistä sitoumuksista, jotka se on hyväksynyt. Jos asiakas valitsee katalogista palveluntarjoajan itsenäisesti, palvelusopimus tehdään kyseisen palveluntarjoajan kanssa. Pelkkä ilmoitus ei tee asiantuntijasta GILVEM-tapahtumatoimiston työntekijää tai edustajaa.
Budjetti ja lisäkustannukset
Alustava kustannusarvio riippuu päivämäärästä, kohteesta, laajuudesta, palvelujen sisällöstä ja palveluntarjoajien saatavuudesta. Hintaan sisältyvistä palveluista ja lisäkuluista, kuten matkoista, majoituksesta, logistiikasta, vuokrauksesta ja asianomaisista maksuista, sovitaan ennen vahvistusta. Maksu- ja palautusjärjestelyt kuuluvat sopimukseen; julkaistu kuvaus ei korvaa sovittua kustannusarviota.
Uudelleenaikataulutus, peruutus ja muutokset
Ohjelman tai päivämäärän muutoksia ja peruutusjärjestelyjä koskevat sopimus, asiakkaan pakottavan lain mukaiset oikeudet ja tosiasiallisesti tehdyt sitoumukset. Ehdoissa tulisi ottaa huomioon todennetut kulut ja sovellettavat rajoitukset. Nämä ehdot eivät aseta yleistä sääntöä, jonka mukaan kaikki maksut olisivat palautuskelvottomia.
Turvallisuus ja erityisvaatimukset
Osapuolet keskustelevat etukäteen tapahtumapaikan rajoituksista, esteettömyydestä, ohjelman vaatimuksista, ikärajoista ja tarvittavista luvista. Vesitapahtumissa on sovittava myös miehistöstä, reitistä, säästä, sataman säännöistä ja osallistujille asetettavista vaatimuksista. Saatavuuspyyntö ei vahvista aluksen varausta eikä lähtölupaa.
Tapahtuman materiaalit
Valokuvauksesta, vieraista otettujen kuvien käytöstä, aineiston toimittamisesta ja markkinointijulkaisuista sovitaan erikseen. Pelkkä osallistuminen ei anna rajoittamatonta mainoskäyttölupaa. Tekijänoikeudet ja tarvittavat luvat on käsiteltävä asianmukaisissa sopimuksissa ja toimissa.
Tiedustelut ja vastuu
Tapahtumajärjestelyjä tai tarjouksia koskevan huolen voi valmistella ilmoitusten ja yhteydenottojen osiossa. Vastuu riippuu osapuolen tosiasiallisesta roolista, sopimuksesta ja sovellettavasta laista. Näillä ehdoilla ei suljeta pois pakottavan lain mukaista vastuuta, poisteta asiakkaan lainmukaisia oikeuksia eikä luvata, ettei riitoja voi syntyä.
Kuljetus tapahtuman sisällä
Maa-, vesi- ja lentoliikenteen järjestelyt riippuvat palveluntarjoajasta, reitistä, matkustajista, saatavuudesta, säästä ja toimintaolosuhteista. Kuljettajan tai miehistön järjestelyistä, matkatavaroista, odotusajoista ja kausihinnoista keskustellaan ennen tilausta. Regattan järjestäminen ja veneen toimitus voivat olla erillisiä palveluita. Demohinnat eivät ole vahvistettuja hintoja.