Faites place à votre occasion à l’étranger

Construisez un parcours invité réalisable

Précisez le pays, la ville et le lieu ou le quartier. Ajoutez les heures d’arrivée des invités, les temps de trajet et une marge pour les retards. Pour un événement sur l’eau, demandez à l’exploitant le port de départ, la durée et les conditions d’exploitation. Les transferts, voitures et transports nautiques figurent dans l’annuaire commun des transports.

• Utilisez l’heure locale pour les dates et horaires.
• Prévoyez une pause entre l’arrivée et le programme.

Accordez la langue et le détail des coûts

Précisez les langues nécessaires pour les échanges, l’animation et les consignes aux invités. Demandez des montants séparés pour l’équipe, les déplacements, la location et les frais supplémentaires, avec devise et unité de prix. Comparez un même périmètre. Discutez des changements si la météo ou les voyages affectent l’événement.

Préparez à distance

Rassemblez invités, priorités, budget et contact local dans un brief partagé succinct. Adressez à GILVEM une demande d’organisation par l’agence ou recherchez des photographes, animateurs et autres prestataires indépendants locaux là où des annonces adaptées existent. Confirmez directement les disponibilités. La préparation d’un événement n’inclut pas la vente d’un séjour : organisez séparément les billets et l’hébergement.