Anna yhteisöllesi syy tavata
Urheiluseurat, ammatilliset yhteisöt ja hyväntekeväisyysryhmät kokoavat ihmisiä yhteisen kiinnostuksen ympärille. Ohjelman pitäisi tukea kiinnostusta, ei varjostaa sitä. Päätä, onko kokoontumisen tarkoitus tutustuminen, tiedonvaihto, yhteinen toiminta vai tärkeän päivän juhlistaminen.
Tässä artikkelissa 3 osaa
Tee osallistumisesta helposti ymmärrettävää
Selitä, kenelle tapahtuma on tarkoitettu, sen kesto ja osallistujien tarpeet. Anna uusille tulijoille helppo tapa tutustua ihmisiin ja vakiintuneille jäsenille mahdollisuus ehdottaa ideoita. Jos on maksu tai vapaaehtoinen lahjoitus, selitä sen tarkoitus ja osallistumisehdot etukäteen.
- Erota olennaiset kustannukset valinnaisista lisäpalveluista.
- Selvennä, voivatko lapset tai seuralaiset osallistua.
Sovita aktiviteetti ryhmään
Turnaus tarvitsee sopivan paikan, säännöt, lepoajan ja asianmukaiset ohjaajat. Ammattimainen kokoontuminen tarvitsee moderointia, ääntä ja tilaa kysymyksille. Piknik tai tietokilpailu voi toimia paremmin epävirallisiin esittelyihin. Harkitse pääsyä ja hiljaisempia vaihtoehtoja niille, jotka eivät halua osallistua aktiiviseen ohjelmaan.
Jaa työ ja kutsut
Jaa ilmoittautumis-, tapahtumapaikka-, ohjelma- ja päätöstehtävät. Älä luovuta osallistujalistoja palveluntarjoajille tarpeettomasti. Keskustele valokuvauksesta ja julkaisemisesta erikseen. Ota yhteyttä GILVEMiin toimiston tapahtumasuunnittelua varten tai valitse ohjaajat, juontajat ja paikat hakemistosta ja sovi riippumattomista palveluista suoraan. Arvioi päivää osallistujakokemuksen ja asetetun tarkoituksen perusteella.
Ennen seuraavaa askeltasi
- Tarkoitus ja suunnitellut osallistujat.
- Osallistumisehdot, maksut ja läpinäkyvät kustannukset.
- Toiminta, lepo ja esteetön vaihtoehto.
- Tapahtumapaikkaan, ohjelmaan ja vieraisiin liittyvät vastuut.
- Valokuvauslupa ja palautemenetelmä.