Ekip etkinliğinize net bir amaç verin
Yıl sonu partisi, ekip inzivası ve iş ortakları toplantısı farklı amaçlara hizmet eder. Yeni bağlar, stratejik tartışma, takdir veya dinlenme zamanı gibi neyi sağlamak istediğinize karar verin. Ardından formatı ve tam ajans organizasyonuna mı yoksa tek tek sağlayıcılara mı ihtiyaç duyduğunuzu seçin.
Bu yazıda 3 bölüm
Onaylanabilir bir brif oluşturun
Proje sorumlusu ve bütçe onaylayıcısı belirleyin. Katılımcı sayısını, departmanları, dilleri, tarihleri ve yaklaşık bütçeyi ekleyin. Satın alma için her aday sağlayıcıya aynı kapsamı verin. Teklifin görünümünü değil, çalışma saatlerini, teslim edilecekleri ve hariç tutulanları karşılaştırın.
- Zorunlu iş oturumlarını isteğe bağlı etkinliklerden ayırın.
- Kararlar, provalar ve sunum materyalleri için son tarihler belirleyin.
Tempoyu katılımcılara göre ayarlayın
Ekip günü rekabetçi spor demek değildir. Erişimi, yiyecekleri, sakin alanı ve katılmama seçeneklerini görüşün. Konferanslarda net ses, konuşmacı hazırlığı ve uygulanabilir salon geçişleri gerekir. Kutlamalarda sohbet, müzik ve eve dönüş planı önemlidir. Canlı yayını varsayılan bir ek hizmet değil, ayrı bir teknik iş olarak ele alın.
Sorumlulukları dağıtın ve geri bildirimi tanımlayın
Ajansa gereken sonucu ve planlama kapsamını anlatın. Katalogdan bağımsız sağlayıcı seçerseniz her biriyle koşulları kararlaştırıp genel koordinatör atayın. Sonrasında erişim, içerik ve organizasyon gibi belirli konularda gönüllü geri bildirim isteyin. Bu, tek akşamın ekip ilişkilerini değiştireceğini varsaymaktan daha yararlıdır.
Sonraki adımınızdan önce
- Amaç ve hesap verebilir proje sorumlusu.
- Katılımcı sayısı, diller ve katılım ihtiyaçları.
- Bütçe, kapsam ve onay süreci.
- Program, teknik gereksinimler, yemek ve ulaşım.
- Değerlendirme ölçütleri ve geri bildirim soruları.