Ge ditt teamevent ett tydligt syfte
En fest vid årets slut, en teamretreat och ett partnermöte har olika syften. Bestäm vad ni vill möjliggöra: nya kontakter, strategiska diskussioner, erkännande eller tid för avkoppling. Välj sedan format och om ni behöver full planering genom byrån eller ett urval av enskilda leverantörer.
I denna artikel 3 sektioner
Skapa en sammanfattning som folk kan godkänna
Utse en projektägare och en budgetansvarig. Ta med deltagarantal, avdelningar, språk, datum och en preliminär budget. Ge varje aktuell leverantör samma uppdragsomfattning för upphandlingen. Jämför arbetstimmar, leveranser och undantag i stället för offertens utseende.
- Skilj obligatoriska arbetspass från valfria aktiviteter.
- Sätt deadlines för beslut, repetitioner och presentationsmaterial.
Anpassa tempot efter människorna
En lagdag behöver inte innebära tävlingsidrott. Diskutera tillträde, mat, tystare utrymme och hur man kan välja bort det. Konferenser behöver klart ljud, talareförberedelser och fungerande rumsbyten. Fester behöver samtal, musik och en väg hem. Behandla streaming som ett eget tekniskt arbetsflöde snarare än ett förmodat extra.
Tilldela ansvar och definiera feedback
Berätta för byrån vilket resultat och vilken omfattning av planering du behöver. Om du väljer oberoende leverantörer via katalogen, kom överens om villkor med var och en och utse en övergripande koordinator. Be efteråt om frivillig återkoppling om konkreta delar som tillgänglighet, innehåll och organisering. Det är mer användbart än att anta att en enda kväll ska förändra relationerna i teamet.
Innan nästa steg
- Syfte och ansvarig projektägare.
- Deltagarantal, språk och behov av deltagande.
- Budget, omfattning och godkännandeprocess.
- Program, tekniska krav, catering och transport.
- Utvärderingskriterier och feedbackfrågor.