Dați evenimentului echipei un scop clar
O petrecere de sfârșit de an, un retreat de echipă și o întâlnire cu partenerii au scopuri diferite. Decideți ce doriți să facilitați: relații noi, discuție strategică, recunoaștere sau relaxare. Apoi alegeți formatul și dacă aveți nevoie de organizare completă prin agenție sau de o selecție de furnizori individuali.
În acest articol 3 secțiuni
Pregătiți un set de cerințe care poate fi aprobat
Desemnați responsabilul de proiect și persoana care aprobă bugetul. Includeți numărul participanților, departamentele, limbile, datele și bugetul orientativ. Oferiți fiecărui furnizor potențial același volum pentru achiziție. Comparați orele de lucru, rezultatele și excluderile, nu aspectul ofertei.
- Separați sesiunile de afaceri obligatorii de activitățile opționale.
- Stabiliți termene pentru decizii, repetiții și materiale de prezentare.
Adaptați ritmul oamenilor
O zi de echipă nu trebuie să însemne sport competitiv. Discutați accesul, mâncarea, un spațiu mai liniștit și posibilitatea de a nu participa. Conferințele au nevoie de sunet clar, vorbitori pregătiți și schimbări de săli funcționale. Petrecerile au nevoie de conversație, muzică și o cale spre casă. Tratați transmisiunea ca pe un flux tehnic separat, nu ca pe un adaos presupus.
Alocați responsabilitățile și definiți feedbackul
Spuneți agenției ce rezultat și volum de organizare doriți. Dacă alegeți furnizori independenți din catalog, conveniți condițiile cu fiecare și desemnați un coordonator general. Ulterior, solicitați feedback voluntar despre aspecte concrete, precum accesul, conținutul și organizarea. Este mai util decât presupunerea că o singură seară va transforma relațiile echipei.
Înainte de următorul pas
- Scopul și un responsabil de proiect asumat.
- Numărul participanților, limbile și nevoile de participare.
- Bugetul, volumul lucrărilor și procesul de aprobare.
- Programul, cerințele tehnice, cateringul și transportul.
- Criterii de evaluare și întrebări de feedback.