O que fazer se um fornecedor cancelar?
Confirme primeiro por escrito o serviço cancelado e o já realizado; nomeie um coordenador de substituição. Verifique consequências antes de refazer o programa. Um evento claro e viável importa mais do que reproduzir a ideia original a qualquer preço com substituto inadequado.
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Escreva um resumo breve e factual
Registe data, hora, contexto, tarefa cancelada, materiais preparados e contactos relevantes. Compare com o acordado e guarde correspondência. Se propuserem substituto, pergunte quem é, o que fará e em que condições. Uma proposta não equivale à sua aceitação.
Identifique o que o evento realmente precisa
Separe tarefas essenciais de elementos opcionais. Perder uma atuação breve é diferente de ficar sem responsável pelo som. Pode retirar a atuação atribuindo a função técnica a uma equipa competente. Em casamento ou conferência, verifique efeitos no horário, acesso e outros fornecedores.
Envie aos candidatos o mesmo briefing preciso
Indique data, cidade, idioma, horas, equipamento e prazo de resposta. Confirme disponibilidade real e experiência relevante. Um anúncio ou disponibilidade para viajar não confirma uma data livre. Não distribua listas de convidados ou dados pessoais a candidatos que não precisam deles para avaliar a tarefa.
Confirme o plano de trabalho revisto
Acorde por escrito o âmbito, preço, chegada e contacto local do substituto. Atualize o calendário partilhado e informe os membros afetados. Os pagamentos anteriores e as consequências do cancelamento exigem discussão separada perante os acordos concretos; este guia não promete compensação nem um resultado específico num litígio.
Antes do próximo passo
- Guarde factos, correspondência e âmbito original.
- Escolha um coordenador de substituição.
- Separe tarefas essenciais de extras opcionais.
- Confirme disponibilidade, requisitos e novas condições.
- Atualize o plano escrito e informe a equipa.