Dê ao evento da equipa um objetivo claro
Uma festa de fim de ano, uma estadia de equipa e uma reunião de parceiros têm fins diferentes. Decida o que pretende criar: ligações, debate estratégico, reconhecimento ou descanso. Depois escolha o formato e se precisa de organização integral pela agência ou de fornecedores individuais.
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Prepare um briefing que possa ser aprovado
Designe responsável do projeto e pela aprovação do orçamento. Inclua participantes, departamentos, idiomas, datas e orçamento indicativo. Dê o mesmo âmbito a cada fornecedor candidato. Compare horas de trabalho, entregáveis e exclusões, não a aparência da proposta.
- Separe sessões de trabalho obrigatórias de atividades opcionais.
- Defina prazos para decisões, ensaios e materiais de apresentação.
Adapte o ritmo às pessoas
Um dia de equipa não tem de ser desporto competitivo. Converse sobre acesso, comida, espaços tranquilos e formas de não participar. As conferências precisam de som claro, oradores preparados e mudanças de sala viáveis. As celebrações precisam de conversa, música e regresso a casa. Trate a transmissão como trabalho técnico próprio, não como um extra pressuposto.
Atribua responsabilidades e defina a avaliação
Diga à agência o resultado e âmbito de que precisa. Se escolher fornecedores independentes do diretório, acorde condições com cada um e nomeie coordenador geral. Depois, peça avaliação voluntária sobre acesso, conteúdo e organização. É mais útil do que supor que um serão transformará as relações da equipa.
Antes do próximo passo
- Objetivo e responsável pelo projeto que preste contas.
- Número de participantes, idiomas e necessidades de participação.
- Orçamento, âmbito e processo de aprovação.
- Programa, requisitos técnicos, catering e transporte.
- Critérios de avaliação e perguntas de opinião.