Nadaj wydarzeniu zespołowemu jasny cel
Przyjęcie na koniec roku, wyjazd zespołowy i spotkanie partnerskie służą różnym celom. Zdecyduj, co chcesz umożliwić: nowe kontakty, dyskusję strategiczną, docenienie czy odpoczynek. Potem wybierz format oraz pełną organizację przez agencję albo dobór pojedynczych wykonawców.
W tym artykule 3 sekcje
Przygotuj brief możliwy do zatwierdzenia
Wskaż właściciela projektu i osobę zatwierdzającą budżet. Uwzględnij liczbę uczestników, działy, języki, daty i orientacyjny budżet. Każdemu potencjalnemu wykonawcy przekaż ten sam zakres do wyceny. Porównuj godziny pracy, rezultaty i wyłączenia, nie wygląd oferty.
- Oddziel obowiązkowe sesje biznesowe od dobrowolnych aktywności.
- Ustal terminy decyzji, prób i materiałów prezentacyjnych.
Dopasuj tempo do ludzi
Dzień zespołowy nie musi oznaczać rywalizacji sportowej. Omów dostępność, jedzenie, spokojniejszą przestrzeń i możliwość rezygnacji. Konferencje potrzebują wyraźnego dźwięku, przygotowanych prelegentów i sprawnych zmian sal. Uroczystości potrzebują rozmów, muzyki i drogi do domu. Transmisję traktuj jako oddzielny zakres techniczny, a nie domyślny dodatek.
Przydziel odpowiedzialność i ustal sposób oceny
Powiedz agencji, jakiego rezultatu i zakresu organizacji potrzebujesz. Jeśli wybierasz niezależnych wykonawców w katalogu, uzgodnij warunki z każdym i wyznacz głównego koordynatora. Po wydarzeniu poproś o dobrowolną opinię o konkretnych aspektach, np. dostępie, treści i organizacji. To bardziej przydatne niż zakładanie, że jeden wieczór odmieni relacje zespołu.
Przed następnym krokiem
- Cel i odpowiedzialny właściciel projektu.
- Liczba uczestników, języki i potrzeby udziału.
- Budżet, zakres prac i proces zatwierdzania.
- Program, wymagania techniczne, catering i transport.
- Kryteria oceny i pytania zwrotne.