Hva skal du gjøre hvis en leverandør kansellerer?
Bekreft først skriftlig hvilken tjeneste som er avbestilt og hva som allerede er gjennomført. Utnevn deretter én koordinator for erstatningen. Sjekk konsekvensene før programmet bygges om. Et tydelig, gjennomførbart arrangement betyr mer for gjestene enn å gjenskape den opprinnelige ideen for enhver pris med en uegnet erstatning.
I denne artikkelen 4 seksjoner
Skriv en kort faktaoppsummering
Noter dato, klokkeslett, sted, den avlyste oppgaven, klargjort materiale og relevante kontakter i teamet. Sammenlign dette med tidligere avtaler, og ta vare på korrespondansen. Hvis en erstatter foreslås, spør hvem det er, hva vedkommende skal gjøre, og på hvilke vilkår. Et forslag er ikke det samme som at du har godtatt det.
Identifiser hva arrangementet virkelig trenger
Skill nødvendige oppgaver fra valgfrie innslag. At et kort musikkinnslag faller bort, er noe annet enn at ingen har ansvar for lyden. Dere kan kanskje ta bort opptredenen og la et kompetent team ta den tekniske rollen. For et bryllup eller en konferanse bør dere sjekke konsekvensene for tidsplanen, tilgangen til lokalet og de andre leverandørene.
Send kandidatene den samme presise briefen
Oppgi dato, by, språk, arbeidstid, utstyr og svarfrist. Bekreft faktisk tilgjengelighet og relevant erfaring. En katalogoppføring eller vilje til å reise bekrefter ikke en ledig dato. Ikke sirkuler gjestelister eller personlige opplysninger til kandidater som ikke trenger dem for å vurdere oppgaven.
Bekreft den reviderte arbeidsplanen
Avtal erstatningsleverandørens oppgaver, pris, ankomsttid og kontakt på stedet skriftlig. Oppdater den felles tidsplanen og informer berørte teammedlemmer. Tidligere betalinger og konsekvenser av avbestilling må diskuteres separat ut fra de konkrete avtalene; denne planleggingsveiledningen lover verken kompensasjon eller et bestemt utfall av en tvist.
Før neste trinn
- Behold fakta, korrespondanse og opprinnelig omfang.
- Velg én koordinator for erstatninger.
- Skill viktige oppgaver fra valgfrie tillegg.
- Bekreft tilgjengelighet, krav og nye vilkår.
- Oppdater den skriftlige planen og informer teamet.