Date all’evento di squadra uno scopo chiaro

Preparate un brief che si possa approvare

Nominate un responsabile del progetto e chi approva il budget. Indicate numero di partecipanti, reparti, lingue, date e budget indicativo. Fornite a ogni potenziale fornitore lo stesso ambito per la selezione. Confrontate orari di lavoro, risultati previsti ed esclusioni anziché l’aspetto della proposta.

• Separate le sessioni lavorative obbligatorie dalle attività facoltative.
• Fissate scadenze per decisioni, prove e materiali di presentazione.

Adattate il ritmo alle persone

Una giornata di squadra non deve significare sport competitivo. Discutete accessibilità, cibo, spazi tranquilli e possibilità di non partecipare. Le conferenze richiedono audio chiaro, relatori preparati e cambi di sala praticabili. Le feste richiedono conversazione, musica e un modo per tornare a casa. Considerate lo streaming come un’attività tecnica autonoma, non un extra scontato.

Assegnate responsabilità e definite i riscontri

Comunicate all’agenzia risultato e ambito organizzativo richiesti. Se scegliete fornitori indipendenti dal catalogo, concordate le condizioni con ciascuno e nominate un coordinatore generale. Chiedete poi riscontri volontari su aspetti specifici come accesso, contenuti e organizzazione. È più utile che presumere che una serata trasformi i rapporti di squadra.