Mitä sinun pitäisi tehdä, jos toimittaja peruuttaa?
Vahvista ensin kirjallisesti peruttu palvelu ja jo tehty työ ja nimeä sitten yksi sijaisjärjestelyjen koordinaattori. Tarkista vaikutukset ennen ohjelman rakentamista uudelleen. Selkeä, toimiva tapahtuma merkitsee vieraille enemmän kuin alkuperäisen idean toistaminen hinnalla millä hyvänsä sopimattoman sijaisen avulla.
Tässä artikkelissa 4 osaa
Kirjoita lyhyt faktayhteenveto
Kirjaa päivämäärä, kellonaika, paikka, peruutettu tehtävä, valmistetut materiaalit ja asiaankuuluvat tiimin yhteystiedot. Vertaa tätä aiempiin järjestelyihin ja säilytä kirjeenvaihto. Jos korvaajaa ehdotetaan, kysy kuka hän on, mitä hän tekee ja millä ehdoilla. Ehdotus ei ole sama kuin hyväksyntäsi.
Tunnista, mitä tapahtuma todella tarvitsee
Erota olennaiset tehtävät valinnaisista elementeistä. Lyhyen musiikkiesityksen menettäminen on eri asia kuin se, ettei kukaan ole vastuussa äänestä. Voit poistaa esityksen ja antaa teknisen roolin pätevälle tiimille. Häiden tai konferenssin tapauksessa tarkista vaikutukset aikatauluun, paikan pääsyyn ja muihin toimittajiin.
Lähetä hakijoille sama tarkka brief
Täsmennä päivämäärä, kaupunki, kieli, työajat, välineet ja vastausaika. Vahvista todellinen saatavuus ja asiaankuuluva kokemus. Kuvastolistaus tai matkustusvalmius ei vahvista vapaata päivämäärää. Älä levitä vieraslistoja tai henkilötietoja hakijoille, jotka eivät tarvitse niitä tehtävän arvioimiseen.
Vahvista tarkistettu työsuunnitelma
Sovi sijaisen tehtävien laajuudesta, hinnasta, saapumisajasta ja paikan päällä olevasta yhteyshenkilöstä kirjallisesti. Päivitä yhteinen aikataulu ja kerro muutoksesta asianomaisille tiimin jäsenille. Aiemmista maksuista ja peruutuksen seurauksista on keskusteltava erikseen kyseisten järjestelyjen perusteella; tämä suunnitteluopas ei lupaa korvausta tai tiettyä riidan lopputulosta.
Ennen seuraavaa askeltasi
- Säilytä tosiasiat, kirjeenvaihto ja alkuperäinen palvelukokonaisuus.
- Valitse yksi henkilö koordinoimaan korvaavaa järjestelyä
- Erota olennaiset tehtävät valinnaisista lisäominaisuuksista.
- Vahvista saatavuus, vaatimukset ja uudet ehdot.
- Päivitä kirjallinen suunnitelma ja ilmoita siitä tiimille.