Tee tilaa tilaisuudellesi ulkomailla
Häät kodin ulkopuolella, kosinta loman aikana tai kokoontuminen ulkomaille muutettuasi alkavat tarkasta maantieteestä. Asuinpaikkasi ja tapahtumapaikkasi ovat erillisiä yksityiskohtia, jotka kannattaa ottaa huomioon keskusteltaessa tiimin kokoonpanosta, matkajärjestelyistä ja valmisteluaikataulusta.
Tässä artikkelissa 3 osaa
Rakenna yksi toimiva vieraspolku
Ilmoita maa, kaupunki ja tapahtumapaikka tai kaupunginosa. Lisää vieraiden saapumisajat, matka-aika ja viivästysvara. Kysy vesillä järjestettävään tapahtumaan operaattorilta lähtösatama, kesto ja toimintaehdot. Vieraskuljetukset, autot ja vesikuljetukset kuuluvat yhteiseen kuljetushakemistoon.
- Käytä paikallista aikaa päivämääriä ja aikatauluja ilmoitettaessa.
- Jätä tauko saapumisen ja ohjelman välillä.
Yhdenmukaista kieli ja kustannusjakauma
Ilmoita kielet kirjeenvaihtoa, juontamista ja vierasohjeita varten. Pyydä erilliset summat tiimin työstä, matkoista, vuokrauksesta ja lisäkuluista valuuttoineen ja hintayksikköineen. Vertaa samaa työkokonaisuutta. Keskustele muutoksista, jos sää tai matkasuunnitelmat vaikuttavat tapahtumaan.
Valmistaudu etäisyydeltä
Laita vieraat, prioriteetit, budjetti ja paikallinen yhteyshenkilö lyhyeen jaettuun briefiin. Lähetä GILVEMille suunnittelukysely tai etsi paikallisia valokuvaajia, isäntiä ja muita itsenäisiä palveluntarjoajia, jos sopivia listauksia on olemassa. Vahvista saatavuus suoraan. Tapahtuman valmistelu ei sisällä lomapaketin myyntiä: järjestä liput ja majoitus erikseen.
Ennen seuraavaa askeltasi
- Kotimaa ja tapahtuman kohde luetellaan erikseen.
- Päivämäärät, aikavyöhyke ja vieraiden saapumisaikataulu.
- Kielet viestintään ja ohjelmaan.
- Budjetin valuutta, matkat ja paikalliset kulut.
- Paikallinen yhteyshenkilö ja muutossuunnitelma.