Giv dit teamevent et klart formål
Årsfest, teamretreat og partnermøde har forskellige formål. Du bestemmer selv, hvad du vil skabe: nye kontakter, strategisk diskussion, anerkendelse eller tid til at slappe af, og så vælger du formatet, og om du har brug for fuld bureauplanlægning eller et udvalg af individuelle udbydere.
I denne artikel 3 sektioner
Opbyg et brief, som folk kan godkende
Udpeg en projektansvarlig og en person, der godkender budgettet. Medtag deltagerantal, afdelinger, sprog, datoer og et vejledende budget. Giv hver mulig leverandør det samme opgaveomfang som grundlag for indkøbet. Sammenlign arbejdstimer, leverancer og undtagelser frem for tilbuddets udseende.
- Adskil obligatoriske forretningssessioner fra valgfrie aktiviteter.
- Sæt deadlines for beslutninger, øvelser og præsentationsmaterialer.
Match tempoet til folk
En teamdag behøver ikke at være konkurrencesport. Drøft adgangsforhold, mad, et roligere område og mulighed for at sige fra. Konferencer kræver tydelig lyd, forberedte talere og velfungerende skift mellem lokaler. Fester kræver samtale, musik og en vej hjem. Behandl streaming som en særskilt teknisk opgave frem for et underforstået tilvalg.
Tildel ansvar og definer feedback
Fortæl bureauet, hvilket resultat og planlægningsomfang du har brug for. Hvis du vælger uafhængige udbydere via kataloget, skal du aftale vilkår med hver enkelt og udpege en overordnet koordinator. Bagefter skal du bede om frivillig feedback om specifikke aspekter som adgang, indhold og organisation. Dette er mere nyttigt end at antage, at en aften vil ændre teamrelationer.
Før dit næste skridt
- Formål og en ansvarlig projektejer.
- Deltagerantal, sprog og deltagerbehov.
- Budget, omfang og godkendelsesproces.
- Program, tekniske krav, forplejning og transport.
- Evalueringskriterier og spørgsmål til tilbagemelding.