Organisering gennem bureauet
Du kontakter GILVEM. Agenturets ydelsesomfang og forpligtelser er defineret i en særskilt aftale med agenturet. Uafhængige katalogudvælgelsesbetingelser fritager ikke agenturet for de forpligtelser, det påtager sig. Uafhængige leverandører fremstilles ikke som GILVEMs medarbejdere eller repræsentanter uden faktuelt grundlag.
Start samtalen
Når vi drøfter din idé, afklarer vi format, destination, gæster, opgaver og vejledende budget. En udfyldt forespørgsel udgør ikke en kontrakt, reserverer ikke en dato og bekræfter ikke en pris. Omfanget af GILVEMs arbejde aftales, før der påtages forpligtelser.
Forslaget og aftalen
Et individuelt tilbud og en aftale angiver arrangør og kunde, dato og sted, program, team, prisoverslag, valuta, betalingsordning, frister og ansvarlige personer. Fuld eventplanlægning og udvalgte ydelser kan indebære forskellige forpligtelser. Ændringer registreres og aftales af parterne.
Agenturet og uafhængige leverandører
Når GILVEM arrangerer et arrangement, er agenturet ansvarligt for de forpligtelser, det påtager sig i henhold til aftalen og gældende lovgivning. Hvis en kunde selvstændigt vælger en katalogudbyder, er servicekontrakten med denne udbyder, og en liste alene gør ikke en specialist til en medarbejder eller repræsentant for GILVEM.
Budget og yderligere udgifter
Vejledende omkostninger afhænger af dato, destination, størrelse, ydelsesomfang og leverandørernes tilgængelighed. Inkluderede ydelser og ekstraudgifter som rejse, overnatning, logistik, leje og relevante gebyrer aftales før bekræftelse. Betalings- og tilbagebetalingsordninger hører til i aftalen; en offentliggjort beskrivelse erstatter ikke et aftalt prisoverslag.
Omlægning, aflysning og ændringer
Ændringer i program eller dato samt afbestillingsordninger reguleres af aftalen, kundens ufravigelige rettigheder og de forpligtelser, der faktisk er påtaget. Vilkårene bør tage hensyn til dokumenterede udgifter og gældende begrænsninger. Disse vilkår indebærer ikke en generel regel om, at betalinger aldrig kan refunderes.
Sikkerhed og særlige krav
Parterne drøfter på forhånd lokalitetsbegrænsninger, tilgængelighed, programkrav, aldersgrænser og nødvendige tilladelser, ligesom der ved vandevents kræves aftale om besætning, rute, vejr, havneregler og deltagerkrav. En tilgængelighedsforespørgsel bekræfter ikke et skib eller tilladelse til afgang.
Materialer til arrangementer
Fotografering, brug af gæstebilleder, levering af materialer og reklameudgivelse behandles særskilt. Deltagelse alene giver ikke ubegrænset reklametilladelse, ophavsret og nødvendige tilladelser skal behandles i de relevante aftaler og handlinger.
Forespørgsler og ansvar
Spørgsmål eller bekymringer om arrangementer eller tilbud kan forberedes i afsnittet for indberetninger og forespørgsler. Ansvaret afhænger af partens faktiske rolle, aftalen og gældende lov. Disse vilkår udelukker ikke ufravigeligt ansvar, ophæver ikke kundens rettigheder og lover ikke, at tvister ikke kan opstå.
Transport inden for et arrangement
Land-, vand- og lufttransport afhænger af udbyderen, ruten, passagererne, tilgængeligheden, vejret og driftsforholdene. Arrangementer for chauffør eller besætning, bagage, ventetid og sæsonpriser diskuteres før en ordre. Organisering af en regatta og levering af et fartøj kan være separate tjenester. Demopriser er ikke en bekræftet pris.