Dejte týmové akci jasný účel
Oslava na konci roku, týmový pobyt a partnerské setkání slouží různým účelům. Rozhodněte, co chcete umožnit: nové kontakty, strategickou diskusi, ocenění nebo odpočinek. Poté vyberte formát a určete, zda potřebujete kompletní organizaci agenturou, nebo výběr jednotlivých dodavatelů.
V tomto článku 3 oddíly
Připravte zadání, které lze schválit
Určete vedoucího projektu a schvalovatele rozpočtu. Zahrňte počty účastníků, oddělení, jazyky, termíny a orientační rozpočet. Každému potenciálnímu dodavateli předejte stejný rozsah pro výběrové řízení. Porovnávejte pracovní hodiny, výstupy a výluky, nikoli vzhled nabídky.
- Oddělte povinné pracovní bloky od volitelných aktivit.
- Stanovte termíny rozhodnutí, zkoušek a prezentačních materiálů.
Přizpůsobte tempo lidem
Týmový den nemusí znamenat soutěžní sport. Proberte přístupnost, stravování, klidnější prostor a možnosti nezapojit se. Konference potřebují čistý zvuk, přípravu řečníků a proveditelné přesuny mezi místnostmi. Oslavy potřebují rozhovory, hudbu a cestu domů. Přenos berte jako samostatnou technickou oblast, nikoli automaticky zahrnutý doplněk.
Rozdělte odpovědnosti a určete zpětnou vazbu
Sdělte agentuře požadovaný výsledek a rozsah plánování. Vybíráte-li nezávislé dodavatele z katalogu, s každým sjednejte podmínky a určete celkového koordinátora. Poté požádejte o dobrovolnou zpětnou vazbu ke konkrétním aspektům, jako je přístup, obsah a organizace. To je užitečnější než předpoklad, že jeden večer promění vztahy v týmu.
Před dalším krokem
- Účel a odpovědný vedoucí projektu.
- Počty účastníků, jazyky a potřeby pro zapojení.
- Rozpočet, rozsah prací a schvalovací postup.
- Program, technické požadavky, catering a doprava.
- Hodnoticí kritéria a otázky zpětné vazby.