Organizace prostřednictvím agentury
Obracíte se na GILVEM. Rozsah služeb a závazky agentury stanoví samostatná smlouva s agenturou. Podmínky samostatného výběru v katalogu nezbavují agenturu závazků, které přijala. Nezávislí poskytovatelé nejsou bez faktického podkladu prezentováni jako zaměstnanci nebo zástupci GILVEM.
Začátek rozhovoru
Probrání vašeho nápadu pomůže určit formát, destinaci, hosty, úkoly a orientační rozpočet. Vyplnění poptávky neuzavírá smlouvu, nerezervuje termín ani nepotvrzuje cenu. Rozsah činnosti GILVEM se dohodne před přijetím závazků.
Nabídka a smlouva
Individuální nabídka a smlouva určují organizátora a klienta, datum a místo, program, tým, rozpočet, měnu, platební podmínky, termíny a odpovědné osoby. Kompletní organizace akce a dílčí služby mohou zahrnovat různé závazky. Změny se zaznamenávají a strany je odsouhlasují.
Agentura a nezávislí poskytovatelé
Když GILVEM organizuje akci, agentura odpovídá za závazky přijaté podle smlouvy a platného práva. Pokud si klient samostatně vybere poskytovatele v katalogu, smlouva o službách je uzavřena s tímto poskytovatelem. Samotná nabídka nečiní odborníka zaměstnancem ani zástupcem GILVEM.
Rozpočet a další náklady
Orientační náklady závisejí na termínu, destinaci, rozsahu, službách a dostupnosti poskytovatelů. Zahrnuté služby a další výdaje, například doprava, ubytování, logistika, pronájem a příslušné poplatky, se dohodnou před potvrzením. Platební podmínky a vracení plateb patří do smlouvy; zveřejněný popis nenahrazuje dohodnutý rozpočet.
Změna termínu, zrušení a úpravy
Změny programu či termínu a podmínky zrušení se řídí smlouvou, kogentními právy klienta a skutečně přijatými závazky. Podmínky mají zohlednit doložené výdaje a platná omezení. Tyto podmínky nestanoví obecné pravidlo, že všechny platby jsou nevratné.
Bezpečnost a zvláštní požadavky
Strany předem projednají omezení místa, přístupnost, požadavky programu, věkové limity a potřebná povolení. Akce na vodě vyžadují rovněž dohodu o posádce, trase, počasí, přístavních pravidlech a požadavcích na účastníky. Dotaz na dostupnost nepotvrzuje plavidlo ani povolení k vyplutí.
Materiály akce
Fotografování, použití podobizny hostů, předání materiálů a propagační zveřejnění se projednávají samostatně. Samotná účast nedává neomezené svolení k reklamě. Autorská práva a potřebná svolení musí být vyřešena v příslušných smlouvách a úkonech.
Poptávky a odpovědnost
Podněty týkající se organizace akce nebo nabídek lze připravit v části pro hlášení a dotazy. Odpovědnost závisí na skutečné roli strany, smlouvě a platném právu. Tyto podmínky nevylučují povinnou odpovědnost, neodnímají zákonná práva klienta ani neslibují, že nemohou vzniknout spory.
Doprava v rámci akce
Podmínky pozemní, vodní a letecké dopravy závisejí na poskytovateli, trase, cestujících, dostupnosti, počasí a provozních podmínkách. Řidič či posádka, zavazadla, čekací doba a sezónní ceny se projednají před objednávkou. Organizace regaty a poskytnutí plavidla mohou být samostatné služby. Ukázkové sazby nejsou potvrzenou cenou.