Gör plats för ditt evenemang utomlands
Ett bröllop utanför hemmet, ett frieri under semestern eller en sammankomst efter att ha flyttat utomlands börjar med exakt geografi. Var du bor och var evenemanget äger rum är separata detaljer, inkludera båda när du diskuterar team, researrangemang och förberedelseschema.
I denna artikel 3 sektioner
Bygg en fungerande gästresa
Ange land, stad och lokal eller stadsdel. Lägg till gästernas ankomsttider, restid och en marginal för förseningar. För ett evenemang på vattnet bör du fråga operatören om avgångshamn, varaktighet och driftsvillkor. Gästtransfer, bilar och vattentransport hör hemma i den gemensamma transportkatalogen.
- Använd lokal tid när du anger datum och scheman.
- Tillåt en paus mellan ankomst och program.
Kom överens om språk och kostnadsfördelning
Ange vilka språk du behöver för korrespondens, programledning och instruktioner till gästerna. Be om separata belopp för team, resor, hyra och extra kostnader, med valuta och prisenhet. Jämför samma arbetsomfattning. Diskutera vad som ändras om väder eller resplaner påverkar evenemanget.
Förbered på distans
Samla gäster, prioriteringar, budget och en lokal kontaktperson i en kort gemensam uppdragsbeskrivning. Skicka GILVEM en förfrågan om planering genom byrån eller leta efter lokala fotografer, konferencierer och andra oberoende leverantörer där lämpliga annonser finns. Bekräfta tillgängligheten direkt. Evenemangsförberedelser omfattar inte försäljning av ett semesterpaket: ordna biljetter och boende separat.
Innan nästa steg
- Bosättningsland och evenemangets resmål anges separat.
- Datum, tidszon och gästernas ankomstschema.
- Språk för kommunikation och programmet.
- Budgetvaluta, resor och lokala kostnader.
- Lokal kontakt och en plan för förändringar.