Ei felles feiring med ein tydeleg plan
Ei avslutningsfeiring, studentgjenforeining eller foreldregruppefeiring samlar folk med ulike forventningar. Byrj med ei lita organisasjonsgruppe, eit ope budsjett og ein tydeleg avgjerdsprosess. Det hindrar at programplanlegginga vert ei endelaus avrøysting om kvar einskild detalj.
I denne artikkelen 3 seksjonar
Gi gruppa samanliknbare val
Tilby to eller tre format med dei same kostnadspostane: lokale, mat, program, teknisk støtte og transport. Identifiser valfrie tillegg særskilt. Avklar deltakartal og grenser før det vert henta inn pristilbod. Avgjer kven som kan avtale vilkår og godkjenne endringar på vegner av gruppa.
- Nemn den budsjettansvarlege og kontaktpersonen for gruppa.
- Set ein frist for det endelege valet og stadfesting av deltaking.
Planlegg rundt alder og tilsyn
For mindreårige må deltaking frå vaksne, overlevering og heimreise avtalast på førehand. Diskuter tilgjenge, kosthaldsbehov og rolegare lokale. Ein konferansier eller underhaldar leier aktivitetane; tilsyn og omsorg må avtalast særskilt. Samle nødvendige opplysningar gjennom ansvarlege vaksne i staden for å publisere namna og kontaktlistene til barna.
Ta vare på minna med omtanke
Vel musikk og aktivitetar saman med deltakarane, og set av tid til samtale og fotografering. Avklar samtykke til fotografering og seinare bruk av bilete. Diskuter planlegging gjennom byrået med GILVEM, eller vel konferansier, fotograf og transportleverandør kvar for seg i katalogen. Uavhengige tenester, prisar og ruter vert avtalte direkte med desse leverandørane.
Før neste steg
- Organisasjonsgruppe, deltakarar og avgjerdsprosess.
- Samanliknbart budsjett med identifiserte valfrie kostnader.
- Alder, tilsyn og overleveringsordningar.
- Program, fotografering og biletløyve.
- Møteplass, returtransport og ansvarlege kontaktar.