Organisering gjennom byrået
Du tar kontakt med GILVEM. Byrået sitt tenesteomfang og plikter er definert i ein eigen avtale med byrået. Uavhengige katalogutvalsvilkår fritek ikkje byrået for plikter det godtek. Uavhengige leverandørar blir ikkje presentert som GILVEM-tilsette eller -representantar utan sakleg grunnlag.
Startar samtalen
Ein samtale om ideen din hjelper med å definere format, reisemål, gjester, oppgåver og eit førebels budsjett. Å fylle ut ein førespurnad inneber ikkje at det blir inngått avtale, reservert dato eller stadfesta pris. Oppdraget til GILVEM blir avtalt før nokon tek på seg plikter.
Forslaget og avtalen
Eit individuelt tilbod og avtale identifiserer arrangør og oppdragsgjevar, dato og stad, program, team, kostnadsoverslag, valuta, betalingsordningar, tidsfristar og ansvarlege personar. Komplett arrangementsplanlegging og utvalde tenester kan innebere ulike forpliktingar, endringar blir registrert og avtalt mellom partane.
Byrået og uavhengige leverandørar
Når GILVEM arrangerer eit arrangement, er byrået ansvarleg for forpliktingane det påtek seg i henhold til avtalen og gjeldande lov. Dersom ein kunde sjølv vel katalogleverandør, er tenestekontrakten med denne leverandøren, og ei oppføring i katalogen i seg sjølv gjer ikkje ein spesialist til tilsette eller representant for GILVEM.
Budsjett og tilleggsutgifter
Veiledende kostnader er avhengige av dato, destinasjon, omfang, tenesteomfang og leverandørtilgjenge. Inkluderte tenester og tilleggsutgifter, som reise, overnatting, logistikk, leie og relevante gebyr, blir avtalt før stadfesting. Betalings- og refusjonsordningar høyrer med i avtalen, ei publisert skildring erstattar ikkje eit avtalt estimat.
Flytting av dato, avbestilling og endringar
Endringar i program eller dato og ordningar for avbestilling blir regulerte av avtalen, kunderettar som ikkje kan fråvikast, og plikter som faktisk er tekne på. Vilkåra bør ta omsyn til dokumenterte utgifter og gjeldande avgrensingar. Desse vilkåra fastset ingen generell regel om at alle betalingar er utan rett til tilbakebetaling.
Tryggleik og særskilte krav
Partene drøfter på førehand avgrensingar av lokalet, tilgjenge, programkrav, aldersgrenser og nødvendige løyve. Ved vassarrangement må det også avtalast om besetning, rute, vêr, hamneregelverk og deltakarkrav.Ein tilgjengeforespørsel stadfestar ikkje eit fartøy eller løyve til å avgå.
Materiale til arrangement
Fotografering, bruk av gjestebilete, levering av materiale og reklamepublikasjon blir diskutert særskilt. Deltaking åleine gjev ikkje uavgrensa reklameløyve, men opphavsrett og nødvendige løyve må handterast i relevante avtalar og handlingar.
Førespurnader og ansvar
Bekymringar om arrangement eller tilbod kan førebuast i delen for rapportar og førespurnader. Ansvaret avheng av den faktiske rolla til parten, avtalen og gjeldande lov. Desse vilkåra utelukkar ikkje ansvar som ikkje kan fråvikast, tek ikkje frå kunden lovlege rettar og lovar ikkje at tvistar ikkje kan oppstå.
Transport som del av eit arrangement
Bakke-, sjø- og lufttransport er avhengig av leverandør, rute, passasjerar, tilgjenge, vêr og driftsforhold. Sjåfør- eller mannskapsarrangement, bagasje, ventetid og sesongprisar blir diskutert før bestilling. Organisering av regatta og levering av båt kan vere separate tenester. Demoprisar er ikkje ein stadfesta pris.