Organisatie via het bureau
U neemt contact op met GILVEM. De omvang van de dienstverlening en de verplichtingen van het bureau worden vastgelegd in een afzonderlijke overeenkomst met het bureau. De voorwaarden voor onafhankelijke selectie uit de catalogus ontslaan het bureau niet van aanvaarde verplichtingen. Onafhankelijke aanbieders worden zonder feitelijke grondslag niet als werknemers of vertegenwoordigers van GILVEM gepresenteerd.
Het gesprek beginnen
Het bespreken van uw idee helpt bij het bepalen van de vorm, bestemming, gasten, taken en een indicatief budget. Het invullen van een aanvraag sluit geen overeenkomst, reserveert geen datum en bevestigt geen prijs. De werkzaamheden van GILVEM worden overeengekomen voordat verplichtingen worden aangegaan.
Het voorstel en de overeenkomst
Een individueel voorstel en een overeenkomst leggen de organisator en opdrachtgever, datum en locatie, programma, team, begroting, valuta, betalingsafspraken, termijnen en verantwoordelijke personen vast. Volledige evenementenorganisatie en afzonderlijke diensten kunnen verschillende verplichtingen meebrengen. Wijzigingen worden vastgelegd en door de partijen overeengekomen.
Het bureau en onafhankelijke aanbieders
Wanneer GILVEM een evenement organiseert, is het bureau verantwoordelijk voor de verplichtingen die het op grond van de overeenkomst en het toepasselijke recht aanvaardt. Als een klant zelfstandig een aanbieder uit de catalogus kiest, wordt de dienstenovereenkomst met die aanbieder gesloten. Alleen een vermelding maakt een specialist niet tot werknemer of vertegenwoordiger van GILVEM.
Budget en bijkomende kosten
Indicatieve kosten hangen af van datum, bestemming, omvang, dienstenpakket en beschikbaarheid van aanbieders. Inbegrepen diensten en bijkomende kosten, zoals reizen, verblijf, logistiek, huur en toepasselijke heffingen, worden vóór bevestiging overeengekomen. Betalings- en terugbetalingsafspraken horen in de overeenkomst; een gepubliceerde beschrijving vervangt geen overeengekomen begroting.
Verplaatsen, annuleren en wijzigen
Wijzigingen in het programma of de datum en annuleringsafspraken worden beheerst door de overeenkomst, dwingende rechten van de klant en daadwerkelijk aangegane verplichtingen. De voorwaarden horen rekening te houden met gedocumenteerde kosten en toepasselijke beperkingen. Deze voorwaarden leggen geen algemene regel op dat alle betalingen niet terugbetaalbaar zijn.
Veiligheid en bijzondere vereisten
De partijen bespreken vooraf locatiebeperkingen, toegankelijkheid, programma-eisen, leeftijdsgrenzen en noodzakelijke toestemmingen. Voor evenementen op het water moeten ook bemanning, route, weer, havenregels en deelnamevereisten worden overeengekomen. Een beschikbaarheidsaanvraag bevestigt geen vaartuig of toestemming om uit te varen.
Evenementmateriaal
Fotografie, gebruik van afbeeldingen van gasten, levering van materiaal en promotionele publicatie worden afzonderlijk besproken. Aanwezigheid alleen geeft geen onbeperkte reclametoestemming. Auteursrecht en benodigde toestemmingen moeten in de betreffende afspraken en handelingen worden geregeld.
Aanvragen en verantwoordelijkheid
Zorgen over evenementafspraken of aanbiedingen kunnen worden voorbereid in het gedeelte voor meldingen en aanvragen. Verantwoordelijkheid hangt af van de feitelijke rol van de partij, de overeenkomst en het toepasselijke recht. Deze voorwaarden sluiten dwingende aansprakelijkheid niet uit, nemen rechtmatige klantrechten niet weg en beloven niet dat geschillen onmogelijk zijn.
Vervoer binnen een evenement
Afspraken over vervoer over land, over water en door de lucht hangen af van de aanbieder, route, passagiers, beschikbaarheid, het weer en de uitvoeringsomstandigheden. Chauffeur of bemanning, bagage, wachttijden en seizoensprijzen worden vóór een bestelling besproken. Het organiseren van een regatta en het beschikbaar stellen van een vaartuig kunnen afzonderlijke diensten zijn. Demonstratietarieven zijn geen bevestigde prijs.