Date spazio alla vostra occasione all’estero
Un matrimonio lontano da casa, una proposta durante una vacanza o un incontro dopo un trasferimento all’estero iniziano da indicazioni geografiche precise. Il luogo in cui vivete e quello dell’evento sono dati distinti. Includeteli entrambi quando discutete squadra, spostamenti e calendario di preparazione.
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Create un percorso praticabile per gli ospiti
Specificate paese, città e sede o quartiere. Aggiungete orari di arrivo degli ospiti, tempi di viaggio e margine per ritardi. Per un evento sull’acqua chiedete all’operatore porto di partenza, durata e condizioni operative. Trasferimenti, auto e trasporto via acqua appartengono al catalogo comune dei trasporti.
- Usate l’ora locale per date e programmi.
- Prevedete una pausa tra arrivo e programma.
Allineate lingua e dettaglio dei costi
Indicate le lingue necessarie per corrispondenza, conduzione e istruzioni agli ospiti. Chiedete importi separati per squadra, viaggio, noleggio e spese aggiuntive, con valuta e unità di prezzo. Confrontate lo stesso ambito di lavoro. Discutete cosa cambia se meteo o programmi di viaggio incidono sull’evento.
Preparate a distanza
Riunite ospiti, priorità, budget e referente locale in un breve brief condiviso. Inviate a GILVEM una richiesta di organizzazione tramite agenzia oppure cercate fotografi, conduttori e altri fornitori indipendenti locali dove esistono annunci adatti. Confermate direttamente la disponibilità. La preparazione dell’evento non comprende la vendita di un pacchetto vacanze: organizzate separatamente biglietti e alloggio.
Prima del prossimo passo
- Paese di residenza e destinazione dell’evento indicati separatamente.
- Date, fuso orario e orari di arrivo degli ospiti.
- Lingue per le comunicazioni e il programma.
- Valuta del budget, viaggi e spese locali.
- Referente locale e piano per le modifiche.