Hvað ættir þú að gera ef birgir hættir?
Staðfestu fyrst skriflega hvaða þjónusta hefur verið afpöntuð og hvað hefur þegar verið unnið og fáðu síðan einn aðila til að samræma afleysingar. Athugaðu áhrifin áður en dagskráin er endurskipulögð. Skýr og framkvæmanlegur viðburður skiptir gesti meira máli en að endurskapa upphaflegu hugmyndina hvað sem það kostar með óhentugum afleysingaraðila.
Í þessari grein 4 hlutar
Skrifaðu stutta samantekt á staðreyndum
Skráðu dagsetningu, tíma, viðburðastað, afpantað verkefni, undirbúið efni og viðeigandi tengiliði teymisins. Berðu þetta saman við fyrra samkomulag og geymdu samskiptin. Ef afleysing er lögð til skaltu spyrja hver aðilinn sé, hvað hann muni gera og með hvaða skilyrðum. Tillaga jafngildir ekki samþykki þínu.
Ákveðið hvað viðburðurinn þarf í raun
Greindu nauðsynleg verkefni frá valkvæðum atriðum. Að missa stutt tónlistaratriði er annað en að hafa engan ábyrgðaraðila fyrir hljóð. Þú gætir sleppt atriðinu en falið hæfu teymi tæknilega hlutverkið. Fyrir brúðkaup eða ráðstefnu skaltu kanna áhrif á tímaáætlun, aðgang að viðburðastað og aðra birgja.
Sendu mögulegum þjónustuveitendum sömu nákvæmu verkefnalýsinguna
Tilgreindu dagsetningu, borg, tungumál, vinnutíma, búnað og svarfrest. Staðfestu raunverulegt framboð og viðeigandi reynslu. Prófíll í skrá eða vilji til að ferðast staðfestir ekki lausa dagsetningu. Ekki dreifa gestalistum eða persónuupplýsingum til mögulegra þjónustuveitenda sem þurfa þær ekki til að meta verkefnið.
Staðfestu endurskoðaða vinnuáætlun
Semjið skriflega um umfang afleysingarinnar, verð, komutíma og tengilið á staðnum. Uppfærið sameiginlegu tímaáætlunina og látið viðkomandi liðsmenn vita. Fyrri greiðslur og afleiðingar afpöntunar þarf að ræða sérstaklega út frá viðkomandi samkomulagi; þessar skipulagsleiðbeiningar lofa hvorki bótum né tiltekinni niðurstöðu ágreinings.
Áður en þú tekur næsta skref
- Geymið staðreyndir, samskipti og upphaflegt umfang.
- Veljið einn samhæfingaraðila fyrir afleysinguna
- Aðskiljið nauðsynleg verkefni frá valkvæðum viðbótum.
- Staðfestið framboð, kröfur og ný skilyrði.
- Uppfærið skriflegu áætlunina og upplýsið teymið.