Skipulagning í gegnum viðburðaskrifstofuna
Þú hefur samband við GILVEM. Umfang þjónustu og skyldur viðburðaskrifstofunnar eru skilgreind í sérstökum samningi við hana. Skilmálar um sjálfstætt val úr þjónustuskránni leysa viðburðaskrifstofuna ekki undan þeim skyldum sem hún tekur á sig. Óháðir þjónustuaðilar eru ekki kynntir sem starfsmenn eða fulltrúar GILVEM án þess að staðreyndir styðji það.
Byrja samtalið
Samtal um hugmyndina þína hjálpar til við að skilgreina formið, áfangastaðinn, gestina, verkefnin og áætlaðan kostnað. Að fylla út fyrirspurn felur hvorki í sér samningsgerð, frátekna dagsetningu né staðfest verð. Samið er um umfang verkefnis GILVEM áður en skuldbindingar eru gerðar.
Tilboðið og samkomulagið
Í sérstöku tilboði og samkomulagi eru tilgreind skipuleggjandi og viðskiptavinur, dagsetning og staður, dagskrá, teymi, kostnaðaráætlun, gjaldmiðill, greiðslufyrirkomulag, tímamörk og ábyrgðarmenn. Heildarskipulagning viðburðar og einstök valin þjónusta geta falið í sér ólíkar skuldbindingar. Breytingar eru skráðar og samþykktar af aðilum.
Viðburðaskrifstofan og óháðir þjónustuaðilar
Þegar GILVEM skipuleggur viðburð ber viðburðaskrifstofan ábyrgð á þeim skuldbindingum sem hún tekur á sig samkvæmt samkomulaginu og gildandi lögum. Ef viðskiptavinur velur sjálfstætt þjónustuaðila úr þjónustuskránni er þjónustusamningurinn við þann aðila. Skráning ein og sér gerir sérfræðing ekki að starfsmanni eða fulltrúa GILVEM.
Fjárhagsáætlun og viðbótarkostnaður
Leiðbeinandi kostnaður fer eftir dagsetningu, áfangastað, umfangi viðburðar, umfangi þjónustu og framboði þjónustuaðila. Samþykkt er fyrir staðfestingu hvaða þjónusta er innifalin og hvaða viðbótarkostnaður fellur til, svo sem ferðir, gisting, flutningar, leiga og viðeigandi gjöld. Fyrirkomulag greiðslna og endurgreiðslna á heima í samkomulaginu; birt lýsing kemur ekki í stað samþykktrar kostnaðaráætlunar.
Breyting tímasetningar, afpöntun og breytingar
Breytingar á dagskrá eða dagsetningu og fyrirkomulag afpöntunar ráðast af samkomulaginu, ófrávíkjanlegum réttindum viðskiptavinar og skuldbindingum sem þegar hafa verið teknar á sig. Skilmálarnir ættu að taka tillit til skjalfests kostnaðar og gildandi takmarkana. Þessir skilmálar setja ekki almenna reglu um að allar greiðslur séu óendurgreiðanlegar.
Öryggi og sérstakar kröfur
Aðilar ræða fyrirfram um takmarkanir viðburðarstaðar, aðgengi, kröfur til dagskrár, aldurstakmörk og nauðsynleg leyfi. Viðburðir á sjó eða vatni krefjast einnig samkomulags um áhöfn, leið, veður, hafnarreglur og kröfur til þátttakenda. Fyrirspurn um framboð staðfestir hvorki skip né leyfi til brottfarar.
Viðburðarefni
Ljósmyndun, notkun mynda af gestum, afhending efnis og birting í kynningarskyni eru rædd sérstaklega. Mæting ein og sér veitir ekki ótakmarkað auglýsingaleyfi. Taka verður á höfundarrétti og nauðsynlegum leyfum í viðeigandi samkomulagi og framkvæmd.
Fyrirspurnir og ábyrgð
Ábendingar um skipulag viðburða eða tilboð má undirbúa í hlutanum fyrir tilkynningar og fyrirspurnir. Ábyrgð ræðst af raunverulegu hlutverki aðila, samkomulaginu og gildandi lögum. Þessir skilmálar útiloka ekki ófrávíkjanlega ábyrgð, skerða ekki lögmæt réttindi viðskiptavina og fela ekki í sér loforð um að ágreiningur geti ekki komið upp.
Samgöngur innan viðburðar
Fyrirkomulag flutninga á landi, sjó og í lofti fer eftir þjónustuaðila, leið, farþegum, framboði, veðri og rekstrarskilyrðum. Fyrirkomulag ökumanns eða áhafnar, farangur, biðtími og árstíðabundið verð eru rædd áður en pöntun er gerð. Skipulagning siglingakeppni og útvegun báts geta verið aðskilin þjónusta. Verð í sýnidæmum er ekki staðfest verð.