Raum für Ihren Anlass im Ausland schaffen
Eine Hochzeit fern von zu Hause, ein Heiratsantrag im Urlaub oder ein Treffen nach einem Umzug ins Ausland beginnt mit genauen Ortsangaben. Wohnort und Veranstaltungsort sind getrennte Angaben. Nennen Sie beide, wenn Sie Team, Reiseorganisation und Vorbereitungsplan besprechen.
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Einen stimmigen Gästeablauf planen
Geben Sie Land, Stadt und Location oder Stadtteil an. Ergänzen Sie Gästeankunftszeiten, Fahrzeiten und einen Puffer für Verzögerungen. Fragen Sie bei einem Event auf dem Wasser den Betreiber nach Abfahrtshafen, Dauer und Betriebsbedingungen. Gästetransfers, Pkw und Wasserfahrzeuge gehören ins gemeinsame Transportverzeichnis.
- Bei Datums- und Zeitangaben die Ortszeit verwenden.
- Zwischen Ankunft und Programm eine Pause vorsehen.
Sprache und Kostenaufstellung abstimmen
Geben Sie die benötigten Sprachen für Korrespondenz, Moderation und Gästehinweise an. Fragen Sie nach getrennten Beträgen für Team, Reise, Miete und Zusatzkosten mit Währung und Preiseinheit. Vergleichen Sie denselben Arbeitsumfang. Besprechen Sie, was sich ändert, wenn Wetter oder Reisepläne die Veranstaltung beeinflussen.
Aus der Ferne vorbereiten
Fassen Sie Gäste, Prioritäten, Budget und einen Ansprechpartner vor Ort in einem kurzen gemeinsamen Briefing zusammen. Senden Sie GILVEM eine Anfrage zur Agenturplanung oder suchen Sie nach lokalen Fotografen, Moderatoren und anderen unabhängigen Dienstleistern, wo passende Einträge vorhanden sind. Bestätigen Sie Verfügbarkeit direkt. Eventvorbereitung umfasst keinen Verkauf einer Pauschalreise: Buchen Sie Tickets und Unterkunft getrennt.
Vor dem nächsten Schritt
- Wohnsitzland und Veranstaltungsziel getrennt angeben.
- Termine, Zeitzone und Ankunftsplan der Gäste.
- Sprachen für die Kommunikation und das Programm.
- Budgetwährung, Reise- und lokale Kosten.
- Ansprechpartner vor Ort und ein Plan für Änderungen.