Hvad skal du gøre, hvis en leverandør annullerer?
Bekræft først skriftligt, hvilke ydelser der er aflyst, og hvad der allerede er gennemført, og udpeg derefter en erstatningskoordinator, der skal kontrollere virkningerne, inden programmet omlægges. Et klart og gennemførligt arrangement er vigtigere for gæsterne end at gentage den oprindelige idé for enhver pris med en uegnet erstatning.
I denne artikel 4 sektioner
Skriv et kort faktuelt resumé
Notér dato, tidspunkt, rammer, aflyst opgave, forberedte materialer og relevante teamkontakter. Sammenlign dette med tidligere aftaler, og bevar korrespondancen. Hvis en afløser foreslås, spørges der til, hvem det er, hvad vedkommende vil gøre og på hvilke vilkår. Et forslag er ikke det samme som din accept.
Identificer, hvad eventet virkelig har brug for
Adskil væsentlige opgaver fra valgfrie elementer. At miste et kort musikalsk sæt er forskelligt fra ikke at have nogen ansvarlig for lyden. Du kan fjerne opførelsen, mens du tildeler den tekniske rolle til et kompetent team. For et bryllup eller en konference skal du kontrollere virkningerne på tidsplanen, adgangen til lokalet og andre leverandører.
Send kandidater den samme præcise briefing
Angiv dato, by, sprog, arbejdstid, udstyr og svarfrist. Bekræft faktisk tilgængelighed og relevant erfaring. En katalogopførelse eller villighed til at rejse bekræfter ikke en ledig dato. Giv ikke gæstelister eller personlige oplysninger til kandidater, der ikke har brug for dem til at vurdere opgaven.
Bekræft den reviderede arbejdsplan
Aftal omfanget af udskiftningen, prisen, ankomsttidspunktet og kontakten på stedet skriftligt, opdater den delte tidsplan og fortæl det til de berørte teammedlemmer. Tidligere betalinger og konsekvenserne af annullering skal diskuteres separat i forhold til de særlige arrangementer; denne planlægningsguide lover hverken kompensation eller et bestemt udfald af tvisten.
Før dit næste skridt
- Behold fakta, korrespondance og det oprindelige omfang.
- Udpeg én koordinator til udskiftningen
- Adskil væsentlige opgaver fra valgfrie tilføjelser.
- Bekræft tilgængelighed, krav og nye betingelser.
- Opdater den skriftlige plan og informer teamet.