Organisasie deur die agentskap
Jy kontak GILVEM. Die agentskap se diensomvang en verpligtinge word in 'n afsonderlike ooreenkoms met die agentskap bepaal. Voorwaardes vir onafhanklike keuse uit die katalogus stel die agentskap nie vry van verpligtinge wat dit aanvaar nie. Onafhanklike verskaffers word nie sonder feitelike grondslag as GILVEM-werknemers of -verteenwoordigers voorgestel nie.
Begin die gesprek
Die bespreking van jou idee help om die formaat, bestemming, gaste, take en indikatiewe begroting te definieer. Die voltooiing van 'n navraag vorm nie 'n kontrak nie, reserveer nie 'n datum nie en bevestig nie 'n prys nie. GILVEM se omvang word ooreengekom voordat verbintenisse gemaak word.
Die voorstel en ooreenkoms
'n Individuele voorstel en ooreenkoms identifiseer die organiseerder en kliënt, datum en ligging, program, span, skatting, geldeenheid, betalingsvoorwaardes, deadline en verantwoordelike mense. Volledige gebeurtenisbeplanning en geselekteerde dienste kan verskillende verbintenisse insluit. Veranderinge word opgeteken en deur die partye ooreengekom.
Die agentskap en onafhanklike verskaffers
Wanneer GILVEM 'n geleentheid reël, is die agentskap verantwoordelik vir die verpligtinge wat dit ingevolge die ooreenkoms en toepaslike reg aanvaar. Indien 'n kliënt self 'n katalogusverskaffer kies, is die dienskontrak met daardie verskaffer. 'n Aanbod alleen maak nie 'n spesialis 'n GILVEM-werknemer of -verteenwoordiger nie.
Begroting en bykomende uitgawes
Aanduidende koste hang af van die datum, bestemming, skaal, diensomvang en verskaffer se beskikbaarheid. Ingesluite dienste en bykomende uitgawes, soos reis, verblyf, logistiek, huur en relevante fooie, word voor bevestiging ooreengekom. Betalings- en terugbetalingsreëlings behoort in die ooreenkoms te wees; 'n gepubliseerde beskrywing vervang nie 'n ooreengekome skatting nie.
Herskedulering, kansellasie en veranderinge
Veranderings aan die program of datum en kansellasiereëlings word bepaal deur die ooreenkoms, verpligte kliënteregte en verbintenisse wat werklik aangegaan is. Die voorwaardes behoort gedokumenteerde uitgawes en toepaslike beperkings in ag te neem. Hierdie voorwaardes bepaal nie as ’n algemene reël dat alle betalings nie terugbetaalbaar is nie.
Veiligheid en spesifieke vereistes
Die partye bespreek vooraf plekbeperkings, toeganklikheid, programvereistes, ouderdomsbeperkings en noodsaaklike toestemmings. Waterbyeenkomste vereis ook ooreenkoms oor die bemanning, roete, weer, hawereëls en deelnemervereistes. 'n Beskikbaarheidsondersoek bevestig nie 'n skip of toestemming om te vertrek nie.
Geleentheidsmateriaal
Fotografie, gebruik van gastebeelde, aflewering van materiaal en promosie-publikasie word apart bespreek. Aanwesigheid alleen gee nie onbeperkte advertensie-toestemming nie. Kopiereg en noodsaaklike toestemmings moet in die relevante ooreenkoms en aksies aangespreek word.
Navrae en verantwoordelikheid
Bekommernisse oor geleentheidsreëlings of aanbiedinge kan in die afdeling vir klagtes en navrae voorberei word. Verantwoordelikheid hang af van die party se werklike rol, die ooreenkoms en toepaslike reg. Hierdie voorwaardes sluit nie dwingende aanspreeklikheid uit nie. Hulle ontneem nie regmatige kliënteregte nie en beloof nie dat geskille nie kan ontstaan nie.
Vervoer binne 'n gebeurtenis
Grond-, water- en lugvervoerreëlings hang af van die verskaffer, roete, passasiers, beskikbaarheid, weer en bedryfsomstandighede. Die bestuurder of bemanning se reëlings, bagasie, wagtyd en seisoenale pryse word voor 'n bestelling bespreek. Die organisering van 'n regatta en die verskaf van 'n skip kan aparte dienste wees. Demotariewe is nie 'n bevestigde prys nie.